За год работы ИП, мне удалось пережить и регистрацию бизнеса, и подключение кассы и даже сдачу отчетности. Кроме того, я добросовестно оплачиваю все налоги.

Не то, чтобы я считаю себя «матерым волком» в мире бизнеса, однако не могу не вспомнить своих метаний между сервисами для ведения бизнеса. А ведь работы у рядового ИП не мало: надо и первичку выставлять и счета оплачивать, договоры составлять и подписывать, налоги рассчитывать и уплачивать. Да и отчетность сама себя сдавать не пойдет… И все это при том, что надо и клиентов найти и поставщиков, да и просто жить, тоже нужно успеть.

В общем помучиться, чтобы скинуть с себя рутину — пришлось. Поэтому я решил написать несколько статей о сервисах, которые меня выручают. Надеюсь, мой опыт вам пригодится.

Первое, о чем хочу рассказать — это сервис интернет-бухгалтерии. Это будет небольшой не  рекламный обзор основного функционала, с которым мне удобно и легко работать.

Почему отдельный сервис, а не бухгалтерия от банка

Я поначалу пользовался бухгалтерией от Банка «Точка». Думал, что если расчетный счет в этом банке, то и бухгалтерию проще вести здесь. Но все оказалось не так просто. При уплате первого, квартального налога я понял, что они неправильно считают налоги. Конечно, после пары обращений в техподдержку все заработало нормально.

Казалось бы, ИП на УСН 6%, какие могут быть проблемы? Просто берешь 6% от всех поступивших доходов и уплачиваешь налог — вот так они и посчитали. А вот взносы за ИП вычесть из суммы налога — забыли. В результате по их расчетам я получил бы переплату.

К тому же, если у вас несколько счетов или нужен кадровый и товарный учёт, то тут уже не каждый банк справится с вашими задачами (я узнавал на будущее). Поэтому я советую все-таки воспользоваться отдельным сервисом для бухгалтерского учёта. Как это сделал я.

Какие есть варианты?

В первую очередь нужно определиться с задачами, которые вы хотите решать с помощью онлайн-бухгалтерии. У меня нет наемных сотрудников и товаров, только услуги. Поэтому мне нужно правильно рассчитать налоги, сдать отчетность и быстро работать с первичными документами. Также полезно иметь возможность задать вопрос профессиональному бухгалтеру, а иногда и юристу.

Обычно консультации доступны на самых дорогих тарифах, поэтому выбор быстро сокращается до одного варианта.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» — бухгалтерия для малого и среднего бизнеса. При моем тарифе (833 рубля в месяц) есть все необходимое: расчет налогов и взносов, формирование и отправка отчетности, подготовка первичных документов и выставление счетов, консультации экспертов, и даже складской учёт. Правда последнее мне не пригодилось, но кто его знает, может быть позже.

Что удобно именно для меня — личный кабинет с налоговым календарем и постоянные напоминания, что пришла пора что-то куда-то сдавать. Работа с любого устройства с выходом в интернет, вводишь логин и пароль и все, работай. Это спасает, так как я часто езжу в Европу, набираться опыта. Ну и про консультации не могу не сказать. На первых парах мне приходилось часто мучить бухгалтеров и чате (прямо в личном кабинете вверху есть кнопка). И эксперты всегда отвечали, точно, по делу + ссылки на законы давали, для самостоятельного изучения.

Что нас ждет внутри

Сразу после регистрации вас ждет небольшой тур или приветственное окно. Здесь можно быстро перейти к нужному разделу бухгалтерии. Новички быстро смогут начать работу, а профессионалы могут все пропустить и перейти сразу в основной интерфейс сервиса.

С помощью этого сервиса можно ускорить большинство задач при работе с контрагентами и гос. органами. На каждом этапе заполнения документов сервис предлагает автоподсказки и автозаполнение на основе существующих данных.

Что важно — когда я заполняю, какие-либо документы, то у меня постоянно выпадают подсказки, они не дают мне допускать ошибки. Ну и автозаполнение данных помогает. Например, я могу выбрать нужный мне шаблон договора, указать ИНН того контрагента, с которым я буду этот договор заключать и все — договор готов! Я просто дорабатываю его под себя, если это нужно и спокойно работаю дальше. А счета выставлять еще проще — я сделал небольшое видео для наглядности.

Кстати, при повторном выставлении во всех полях можно будет быстро выбрать уже ранее заполненные данные.

Созданный счет можно отправить файлом, или открыть к  нему доступ по ссылке. Я чаще использую второй способ — так мне не нужно ничего сохранять и пересохранять. Также можно быстро на его основе создать накладную или акт. Или настроить автовыставление счёта через нужный период.

Что мне здесь очень понравилось — возможность получить напоминание об окончании срока действия, несколько шаблонов и видов договоров, и можно создать исходящий и входящий договор.

В конечном счёте, вся работа с контрагентами сводится к нажатию пары кнопок и выбору автоподсказок из ранее заполненных данных. А создать нужный документ можно даже с телефона.

Конечно, выставление счетов и подписание договоров — рутинная, но не самая сложная задача для меня. Ведь нужно еще правильно рассчитать налоги, страховые взносы, отчитаться в контролирующие органы.

В «Моё дело» есть встроенная интеграция с сервисами онлайн-касс, банками и сервисами эквайринга.

У меня несколько расчетных счетов в разных банках. Я просто стараюсь подстраховаться, особенно когда слышу печальные истории о блокировке расчетных счетов от своих знакомых. Так вот, все поступления и списания с моих счетов учитываются в сервисе. Но что самое главное — так это то, что суммы налогов для оплаты рассчитываются автоматически исходя из данных по моим счетам. И кстати, страховые взносы ИП учитываются, что позволяет мне экономить на налогах.

Всю необходимую отчетность для гос.органов (ФНС, ПФР и т.д.) можно сдать  в автоматическом режиме, просто кликнув на событие налогового календаря.

Остаётся только перейти в раздел с отчетами, сверить данные в уже созданном отчете, подписать его электронной подписью и отправить в нужное ведомство.

Если что-то пойдет не так и у инспекторов будут какие-либо комментарии, то я увижу их прямо в личном кабинете сервиса «Моё дело». Здесь же можно увидеть статус отчетности: принято / не принято.

Кроме стандартных отчётов, можно отправлять неформализованные письма. То есть можно самому составить запрос в государственные органы, подписать его в сервисе и там же отправить.

В этом же разделе можно запросить и данные из налоговой. Например, декларации, книги покупок/продаж и т.п.

И это ещё не всё

В последнее время серьезно понимаю, что пора расти. Делать все самому — это конечно хорошо, потому что ни от кого не зависишь. Но и плохо тоже, потому что ни покоя ни отдыха. Скоро буду брать сотрудника, и специально попросил техническую поддержку показать, что и как будет при таких новых вводных.

Оказалось, что для учета сотрудников, выплаты по ним и всего прочего — функционал в сервисе так же имеется. Можно и ЗП начислять и премии и даже график какой угодно устанавливать. Буду пробовать и изучать, как только найму сотрудника.

Консультации со специалистами

Как я написал в самом начале, в сервисе даже на дешевом тарифе доступны консультации. Как я уже говорил раньше, в личном кабинете есть функция «Бухгалтерская консультация». Кликаешь на значок и открывается чат, где можно спросить эксперта.